Kreativ løsning af sygemeldingsproblematikken - google!

På Dybkær Specialskole har vi siden sommerferien arbejdet med en ny måde at registrere, hvilke børn der er syge/fraværende i dag.

Alle vores chauffører er udstyret med en ipad i deres bus som har et 3G modem indbygget. Denne bruges til en at se arbejdsplaner,  GPS, tjekke intra og meget mere.
Men siden sommerferien er den også blevet brugt til at registrere, hvilke børn der ikke kommer med bussen om morgenen af den ene eller anden årsag. Når registreringen er lavet kommer det ind i et regneark som vikardækkeren og alle personaler kan se i personaleintra og infokiosken, således at vi sparer flest mulige vikartimer og personalet har bedst mulighed for at tilpasse dagens indhold.

Det hele foregår via en googleformular som er oprettet som et afkrydsningsskema. Svarskemaet indlejres i personaleintra som en html side. Endelig er der lavet et script, der gør at skemaet slettes af sig selv hver nat. Det betyder, at hvis man ser et barn i oversigten betyder det, at vedkommende er fraværende af den ene eller anden årsag.

Jeg vil i det følgende guide dig igennem, hvordan vi har gjort. Hvis du har mod på at afprøve det i jeres organisation.


  1. I google drev opretter du en formular.
  2. I formularen opretter du den som afkrydsningsfelter
  3. Skriv navnene på de enkelte børn i den pågældende klasse (se billede)
  4. Tryk tilføj punkt.
  5. Gør det samme for de resterende klasser.
  6. Tryk udført
  7. Sæt fluebene som du kan se på billedet.
            

     8. tryk "send formular" og kopier linket til deling. 
         Det er dette link, alle der skal bruge systemet skal have adgang til evt. som en genvej på         
         deres ipad.
     9. I menulinien vælger du "vælg svardestination"
    10. Tryk "opret"
    11. Herefter trykker du "Vis svar". Dette tager dig til regnearket med svarene.

Dette regneark skal nu formatteres sådan at det sletter sig selv hver nat, således at der kun er dagens sygemeldinger i skemaet. Det gør du ved:

    12. Gå i menuen værktøjer og vælge scripteditor.
    13. Opret nyt script for regneark
    14. Slette det eksisterende og tilføje følgende:
function acraCleanup() { 
  var SPREADSHEET_KEY = "Her skal du tilføje din nøgle";

// Replace with your spreadsheet Key,

//you can find this by trying to share the Spread sheet

// and getting the key between the "=" and the "&" 

  var SHEET_NAME = "Formularsvar"; //Sheet 1 unless you changed the sheet name 
  var rowsToKeep = 0; //Will keep bottom 1000 Rows 
  var sheet  = SpreadsheetApp.openById(SPREADSHEET_KEY).getSheetByName(SHEET_NAME); 
  var rows = sheet.getLastRow(); 
  var numToDelete = rows - rowsToKeep -1 ; 
  if (numToDelete > 0) sheet.deleteRows(2, numToDelete); 
}
 15. Det med rødt skal du ændre til din "spredsheet key" som du finder øverst i url linien. Se det med gråt. Det er en unik kode for hvert regneark, så du skal derfor finde din egen.
 16. Tryk gem og giv dit script et navn.
Nu mangler du bare at få delt dit svarark på jeres hjemmeside evt. personaleintra. Det gør du ved at  vælge:
17. Filer - udgiv på nettet.
18. Her skal du indstille siden som nedenstående billede.
Du kan evt blive nødt til at eksperimentere med hvilket type link der skal generes. Det afhænger af hvordan jeres hjemmeside er sat op.

Jeg håber det motiverer dig til at prøve kræfter med google formularen. Det kan være rigtig nyttigt i mange situationer!!!




















Etiketter: ,